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Gravação de chamadas com novos prazos de conservação


A Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) atualizou os prazos máximos de conservação das chamadas telefónicas que são gravadas para efeitos de prova das transações comerciais no âmbito da relação contratual, em conformidade com novas exigências legais.

A nova Deliberação da CNPD prevê prazos mais longos para o armazenamento dos dados em determinados setores e em casos específicos e altera a Deliberação de 2010 sobre a matéria.

Os prazos máximos de conservação das chamadas são em regra de 24 meses, com limite extra até aos 30 meses e, no caso de contratos financeiros, chega aos 7 anos.

O prazo de 90 dias fixado nas autorizações já emitidas considera-se automaticamente alterado nos termos agora estabelecidos, descritos a seguir.

Prazo máximo de conservação das gravações

As gravações das chamadas realizadas com a finalidade de prova das transações comerciais e quaisquer outras comunicações respeitantes à relação contratual regem-se pelos seguintes prazos:

Nos contratos à distância:

  • as gravações de chamadas podem ser conservadas por um prazo máximo de 24 meses, acrescido de prazo de caducidade ou prescrição;
  • tratando-se de contratos à distância relativos à atividade seguradora, o prazo de conservação deve coincidir com o período de duração da relação contratual, admitindo-se a conservação até ao cumprimento de todas as obrigações emergentes do contrato, atendendo à natureza da relação contratual, que faz com que as divergências quanto ao teor do acordado se manifestem por regra em período posterior aos 24 meses, aquando da verificação de um sinistro.

Nos contratos de comunicações eletrónicas que estabeleçam períodos de fidelização:

  • os responsáveis devem conservar a gravação das chamadas pelo período de vigência acordado equivalente a 6 ou 12 meses, ou 24 meses, acrescido do correspondente prazo de prescrição e de caducidade de 6 meses;
  • independentemente dos períodos de fidelização acordados, bem como da possibilidade de se proceder a uma (re)fidelização do titular dos dados, esse período não pode ultrapassar o limite máximo de 30 meses;

Nos contratos de comunicações eletrónicas:

  • o dever de conservar a gravação das chamadas telefónicas existe durante todo o período de vigência acordado, acrescido do correspondente prazo de prescrição e de caducidade de 6 meses, com o limite máximo de 30 meses;
  • no caso em que se verifique a cessação do contrato de comunicações eletrónicas, a gravação das chamadas só é conservada pelo prazo de 6 meses, contado do momento em que ocorre a cessação do vínculo contratual entre as partes;

No âmbito de operações financeiras:

  • o prazo de conservação das gravações de chamadas com a finalidade de combate ao branqueamento de vantagens de proveniência ilícita e ao financiamento do terrorismo é de 7 anos, a contar da execução das respetivas operações.

Gravações como prova

A justificação da CNPD reside na proteção dos direitos de que é mais afetado pelo prazo de conservação da gravação de chamadas: os consumidores ou clientes. Estes têm interesse na conservação da gravação dessas chamadas, sobretudo para efeito de exercício do direito de resolução do contrato e da respetiva prova, e também para efeito de prova dos termos acordados e das condições em que foi prestada informação sobre o contrato, quando sejam eles a efetuar o primeiro contacto com o fornecedor dos bens ou prestador dos serviços.

O consumidor tem o direito de resolver o contrato sem custos e sem necessidade de indicar o motivo, no prazo de 14 dias a contar do dia da celebração do contrato ou do dia em adquira a posse física dos bens, recaindo sobre ele o ónus da prova do exercício desse direito.

Por outro lado, quando o primeiro contacto tenha partido do consumidor, o contrato não tem de revestir forma escrita, não podendo o consumidor exigir ao fornecedor de bens ou prestador de serviço a conservação ou disponibilização de outro meio de prova, como seja a transcrição da conversa gravada.

Portanto, concluiu a CNPD, é necessário conservar as gravações de chamadas para efeito de prova das transações no âmbito das relações contratuais à distância por um período adequado. De acordo com o princípio da proporcionalidade, considerando o período dentro do qual é possível ao consumidor resolver o contrato por incumprimento do dever de prestar informações, bem como o período de garantia de conformidade dos bens, é considerada adequada e necessária a conservação da gravação de chamadas nos contratos à distância por um prazo máximo de 24 meses, acrescido de prazo de caducidade ou prescrição.

Contratos de serviços de comunicação eletrónicas

A Lei das Comunicações Eletrónicas exige que em relação aos contratos onde se estabeleça um período de fidelização, inicial ou sucessivo, as empresas conservem, nos casos de celebração por telefone, a gravação das chamadas telefónicas durante todo o período de vigência acordado, inicial ou sucessivo, acrescido do correspondente prazo de prescrição e caducidade.

As empresas são obrigadas a oferecer a todos os seus utilizadores a possibilidade de celebrar contratos com 6 e 12 meses de período de fidelização. É admitida a renovação desses períodos mas a duração total do período e fidelização nos contratos de prestação de serviços de comunicações eletrónicas celebrados com os consumidores não pode ser superior a 24 meses.

O responsável deve conservar a gravação das chamadas pelo período de vigência acordado (6 ou 12 meses), acrescido do prazo de prescrição e de caducidade nos termos da lei que regula a prestação de serviços públicos essenciais, e nos quais se inserem os serviços prestados no contexto das comunicações eletrónicas.

O responsável está limitado aos 30 meses, independentemente dos períodos de fidelização acordados ou da existência de períodos de (re)fidelização, tendo em consideração o período máximo de fidelização de 24 meses, acrescido do correspondente prazo de prescrição e de caducidade.

Portanto, os dados pessoais devem ser conservados apenas durante o período necessário à prossecução da finalidade da recolha, no caso de celebração ou alteração contratual, bem como nas situações em que se esgota o prazo de prescrição ou caducidade dos direitos contratuais; após a cessação do elo contratual o responsável é obrigado a proceder à eliminação da gravação das chamadas, por ser terem tornado desnecessárias face à finalidade que justificou a sua recolha. Isso inclui os contratos celebrados à distância quando o consumidor não assine a proposta contratual ou não envie o seu consentimento por escrito.

Contratos celebrados à distância e fora do estabelecimento

No âmbito dos contratos celebrados à distância e fora do estabelecimento comercial, o fornecedor de bens ou o prestador de serviços tem de facultar as informações pré-contratuais de forma clara, compreensível e em tempo útil, sob pena de o consumidor não ficar vinculado ao contrato celebrado.

Tendo em consideração as especificidades próprias do meio de comunicação utilizado, o fornecedor de bens ou o prestador de serviços fica obrigado a facultar ao consumidor, antes da celebração do contrato, sob pena de nulidade do mesmo, de forma exaustiva e facilmente acessível, todas as informações relevantes e necessárias respeitantes ao contrato a celebrar.

Quando se trate de um contrato celebrado por via telefónica, exige-se ao fornecedor ou ao prestador de serviços, no início de qualquer contacto com o consumidor, a comunicação explícita da sua identidade, bem como do objetivo comercial da chamada.

O regime aplicável a estes contratos prevê ainda o direito de o consumidor resolver livremente o contrato de forma inequívoca, por forma a desvincular-se do mesmo, cabendo-lhe, no entanto, a prova de que exerceu aquele direito dentro dos pressupostos legais exigidos para o efeito.

 

Referências
Deliberação n.º 1039/2017, da Comissão Nacional de Proteção de Dados, de 27.07.2017
Deliberação n.º 629/2010, da Comissão Nacional de Proteção de Dados, de 10.09.2010
Lei de Proteção de Dados Pessoais, artigo 5.º, alíneas c) e e)
Lei n.º 242/2014, de 14 de fevereiro, artigo 10.º, n.º 1
Decreto-Lei n.º 95/2006, de 29 de maio
Lei n.º 5/2004, de 10 de fevereiro
Lei n.º 15/2016, de 17 junho

 

  

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22.09.2017