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Arquivo de faturas: declaração de estabelecimentos e inspeção


Foi já publicado o diploma que regulamenta as obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, e ainda as obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA.

Este diploma cria as condições para a implementação da fatura sem papel, reforma as regras relativas ao arquivo de livros, registos, bases de dados e documentos de suporte à contabilidade, e pretende simplificar a comunicação das faturas por parte dos particulares para determinação das despesas dedutíveis em sede de IRS.

Informação relativa aos estabelecimentos

Os sujeitos passivos devem comunicar à AT por via eletrónica, no Portal da Finanças:

a identificação e localização dos estabelecimentos da empresa em que são emitidas faturas e demais documentos fiscalmente relevantes;
a identificação dos equipamentos utilizados para processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes;
o número de certificado do programa utilizado em cada equipamento, quando aplicável;
a identificação dos distribuidores e dos instaladores que comercializaram e/ou instalaram as soluções de faturação.

Sempre que se verifiquem alterações de qualquer dos elementos constantes da comunicação referida, os sujeitos passivos devem entregar nova comunicação, no Portal das Finanças, previamente à emissão de faturas ou demais documentos fiscalmente relevantes.

A identificação e localização dos estabelecimentos comunicada nestes termos não está sujeita a sigilo fiscal, podendo ser disponibilizada publicamente pela AT.

Este ano , as comunicações relativas a informações sobre os estabelecimentos (identificação e localização dos estabelecimentos onde são emitidas faturas, identificação dos equipamentos, número de certificado do programa utilizado em cada equipamento quando aplicável, e identificação dos distribuidores e instaladores que comercializaram ou instalaram as soluções de faturação) devem ser efetuadas:

- até 30 de junho de 2019 pelos sujeitos passivos de IVA que já exerçam a atividade a 16 de fevereiro de 2019, ou que a tenham iniciado até 31 de maio de 2019;
- nos 30 dias posteriores ao início de atividade ou à ocorrência das alterações nos restantes casos.

Os sujeitos passivos podem manter os arquivos, existentes a 16 de fevereiro de 2019, que detenham em microfilmes, ou em formato eletrónico, até ao termo do prazo de arquivo.

 

Obrigação de arquivo: conservação de livros, registos e documentos de suporte

Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial.

Sempre que os sujeitos passivos exerçam direito cujo prazo é superior ao referido, a obrigação de arquivo e conservação de todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes.

 

Quando a contabilidade ou a faturação for estabelecida por meios informáticos, deve ser assegurado quanto aos respetivos registos o seguinte:

o seu armazenamento seguro durante o período legalmente estabelecido, através de:

  • Preservação em condições de acessibilidade e legibilidade que permitam a sua utilização sem restrições, a todo o tempo;
  • Existência de controlos de integridade, impedindo a sua alteração, destruição ou inutilização;
  • Abrangência dos dados que sejam necessários à completa e exaustiva reconstituição e verificação da fundamentação de todas as operações fiscalmente relevantes;

a sua acessibilidade e legibilidade pela AT da informação, através da disponibilidade de:

  • Funções ou programas para acesso controlado aos dados, independentemente dos sistemas informáticos e respetivas versões em uso no momento do processamento;
  • Funções ou programas permitindo a exportação de cópias exatas para suportes ou equipamentos correntes no mercado;
  • Documentação, apresentada sob forma legível, que permita a sua interpretação.

Esta obrigação de conservação é extensiva à documentação relativa à análise, programação e execução dos tratamentos informáticos, e às cópias de segurança dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade.

 

Formato e localização do arquivo

A partir de 1 de janeiro de 2020, os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional são obrigados a manter as faturas emitidas e recebidas, os livros, registos e demais documentos referidos, abrangendo igualmente as operações realizadas no estrangeiro:

quando se apresentem em formato papel, em estabelecimento ou instalação situado em território nacional;
quando se apresentem em suporte eletrónico, incluindo o arquivamento das cópias de segurança da informação processada, em qualquer Estado membro.

Se pretenderem proceder ao arquivamento das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, emitidos e recebidos por via eletrónica, fora do território da União Europeia, devem solicitar autorização prévia à AT.

Quanto aos sujeitos passivos sem sede ou domicílio em território nacional, mas que aí disponham de estabelecimento estável, a centralização do arquivo abrange apenas as operações que lhe sejam imputadas, devendo, no caso de existir mais do que um estabelecimento estável, abranger as operações imputáveis a todos.

Os sujeitos passivos que não disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional que pretendam manter o arquivo das faturas emitidas e recebidas, dos livros, registos e demais documentos, fora do território da União Europeia, devem solicitar autorização prévia à AT.

Os sujeitos passivos devem indicar, na declaração de início de atividade para efeitos de IVA ou, quando for o caso, na declaração de alterações, o estabelecimento ou instalação em que seja feita a centralização do arquivo, bem como a localização do arquivo em suporte eletrónico.

 

Localização do arquivo fora do território da União Europeia

Para obtenção das autorizações referidas supra a fim de manter o arquivo aí referido fora do território da União Europeia, o sujeito passivo deve submeter à AT um pedido, por via eletrónica, no qual identifique o país terceiro onde pretende localizar o arquivo e se responsabilize pela verificação das seguintes condições:
- o sistema informático de faturação e contabilidade respeite os requisitos legais;
- seja utilizado um programa de faturação certificado pela AT;
- seja assegurado, através de terminais localizados em território nacional, o acesso em linha, o descarregamento e a utilização dos dados pela AT.

Esta autorização é concedida quando, cumulativamente, se verifique que:
- existe com o país terceiro um mecanismo de trocas de informação ou cooperação administrativa no âmbito da fiscalidade;
- o sujeito passivo não está em situação de incumprimento das obrigações de declaração de imposto e de pagamento relativas ao IVA e IRC ou IRS, consoante o caso;
- o sujeito passivo não tenha sido condenado pela prática de crimes fiscais.

A AT pode, a todo o momento, cancelar a autorização, sempre que se verifique o incumprimento das condições referidas.

 

Registo dos documentos arquivados

As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem ser guardados de forma sequencial e ininterruptamente e respeitar o plano de arquivo e a individualização de cada exercício, abrangendo a integralidade dos documentos.

 

Arquivo eletrónico dos documentos: digitalização

As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que se apresentem em formato papel podem ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico.

As operações de digitalização e arquivo eletrónico devem ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico.

Para estes efeitos, na criação do arquivo devem ser assegurados:
- a execução de controlos que garantam a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento;
- a execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados.

 

A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ocorrer após assegurados os controlos descritos e, quando se trate de faturas de aquisição de bens ou serviços, após ter sido exercido o direito à dedução, se for o caso, e efetuado o registo de forma a evidenciar:

  • o valor das operações cujo imposto é total ou parcialmente dedutível, líquido deste imposto;
  • o valor das operações cujo imposto é totalmente excluído do direito à dedução;
  • o valor das aquisições de gasóleo, gases de petróleo liquefeitos (GPL), gás natural e biocombustíveis;
  • o valor do imposto dedutível, segundo a taxa aplicável.

Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.

Estas operações podem ser asseguradas por terceiro, em nome e por conta do sujeito passivo.

Nas operações de digitalização e arquivo eletrónico executadas por terceiros, deve ser aposto em todos os registos dos documentos ou grupo de documentos uma soma de verificação pelo executante do arquivo que certifica o desenvolvimento exato do processo.

A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel na posse de terceiros apenas pode ocorrer após confirmação do sujeito passivo.

Cessado o contrato, a entidade contratada deve assegurar a transferência do arquivo para a entidade contratante ou para outra por esta indicada.

Durante o prazo obrigatório de conservação do arquivo, os processos de arquivamento devem garantir que não se verifica perda de informação nem alteração das imagens nele contidas.

Devem ser efetuados controlos regulares, integrais ou por amostragem, à legibilidade dos dados arquivados em formato digital.

Um arquivo em suporte eletrónico pode ser migrado para um novo suporte, desde que assegurados os pressupostos elencados nos números anteriores, sempre que:
- o suporte original se torne tecnologicamente obsolescente; ou
- exista risco de que a legibilidade dos dados possa ser comprometida.

Os sujeitos passivos são obrigados a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos.

Os originais e as cópias de segurança devem ser armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos.

Arquivamento de documentos emitidos por via eletrónica

As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos e recebidos por via eletrónica devem ser conservados, sem alterações, por ordem cronológica de emissão e receção, exclusivamente em formato eletrónico.

O processamento automático efetuado pelos sistemas informáticos de faturação por via eletrónica deve incluir o registo de dados relativos aos documentos mencionados no número anterior, de forma a garantir uma transferência exata e completa dos dados para os suportes de arquivamento.

Para garantia do acesso sem restrições por parte da AT às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos e recebidos por via eletrónica, a documentação respeitante à arquitetura, às análises funcional e orgânica e exploração do sistema informático, bem como os dispositivos de arquivamento, software e algoritmos integrados no sistema de faturação eletrónica são mantidos acessíveis durante o prazo previsto para a conservação da documentação.

As mensagens relativas aos documentos emitidos por via eletrónica não devem conter código executável ou macros que possam alterar os registos ou dados contidos no documento ou ativem funcionalidades com esse fim.

O arquivamento das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos e recebidos por via eletrónica é efetuado de forma a assegurar:

  • A execução de controlos que assegurem a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento;
  • A execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados;
  • A recuperação dos dados em caso de incidente;
  • A reprodução de cópias legíveis e inteligíveis dos dados registados.

Fiscalização e obrigações acessórias

A AT pode comprovar nas instalações dos sujeitos passivos, bem como nas instalações de outras entidades que prestem serviços de contabilidade, faturação ou de receção, registo e arquivamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, a conformidade do sistema utilizado com os requisitos legalmente exigidos.

Para estes efeitos, as ações da AT podem revestir a seguinte forma:

  • acesso direto ao sistema informático de apoio à faturação para consulta dos dados com relevância fiscal, utilizando o seu próprio hardware e software, o do sujeito passivo ou o de entidade terceira;
  • solicitação ao sujeito passivo para que forneça dados relevantes num suporte digital em formato estandardizado;
  • cópia dos dados para suportes ou equipamentos correntes no mercado.

No caso de a exploração do sistema informático ou o arquivamento se situar fora do território nacional, o sujeito passivo inspecionado é obrigado a facultar o acesso previsto no número anterior a partir do território nacional.

Em qualquer das ações referidas, o sujeito passivo apoia a AT no exercício do direito de acesso à informação, designadamente através da instrução sobre os procedimentos a adotar para aceder ao sistema informático de apoio à faturação ou à contabilidade e para consultar os dados arquivados.

 

Direito de acesso das autoridades competentes dos Estados-membros

A AT tem direito de acesso em linha, ao descarregamento e à utilização dos dados constantes das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos e recebidos por via eletrónica por:

  • sujeitos passivos que disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional;
  • sujeitos passivos que disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio noutro Estado membro, quando o IVA seja devido em território nacional.

A autoridade competente de outro Estado membro tem direito de acesso em linha, ao descarregamento e à utilização dos dados constantes das faturas emitidas e recebidas por via eletrónica por sujeitos passivos que disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional, relativamente às faturas em que o IVA seja devido nesse Estado membro.

 

Acesso à informação arquivada em suporte eletrónico

Os sujeitos passivos devem facultar à AT, no exercício da ação de inspeção, cópias dos respetivos suportes, reprodução legível em papel dos documentos arquivados, bem como permitir a realização de quaisquer tipos de análises ou pesquisas ao arquivo a que se refere o capítulo anterior.

Sempre que se mostre necessário, o sujeito passivo deve disponibilizar os meios para a leitura dos suportes e das imagens neles contidas.

 

Referências
Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro
Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado, artigos 29.º, 36.º, 40.º, 52.º e 76.º, e novo artigo 35.º-A
Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares, artigos 78.º-B e 118.º
Código do imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas, artigos 123.º, 124.º e 125.º
Regime de bens em circulação (anexo ao Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho), artigos 4.º, 5.º e 6.º
Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, artigos 1.º, 3.º e 3.º-A, e novo artigo 4.º-A
Parecer n.º 45/2018, da Comissão Nacional de Proteção de Dados, Processo n.º 10496, de 09.10.2018
Regulamento (UE) n.º 2016/679, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27.04.2016
Diretiva (UE) 2017/2455, do Conselho, de 5 de dezembro de 2017
Lei n.º 73/2013, de 3 de setembro, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 51/2018, de 16 de agosto
Portaria n.º 338/2015, de 08.10.2015
Lei n.º 51/2018, de 16 de agosto

  

 

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25.02.2019