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Emissão, impressão e programas informáticos de faturação por via eletrónica


As novas regras que regulamentam as obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes alteraram as regras relativas à emissão e impressão de faturas.

Emissão de faturas: obrigação de utilização de meio específico

Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional e outros sujeitos passivos cuja obrigação de emissão de fatura se encontre sujeita às regras estabelecidas na legislação interna nos termos do Código do IVA, estão obrigados a utilizar, exclusivamente, programas informáticos que tenham sido objeto de prévia certificação pela AT, sempre que:

- tenham tido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a 75.000 euros em 2019, e de 50.000 euros a partir de 2020, ou, quando, no exercício em que se inicia a atividade, o período em referência seja inferior ao ano civil, e o volume de negócios anualizado relativo a esse período seja superior àquele montante;

- utilizem programas informáticos de faturação;

- sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou por ela tenham optado.

Aguarda-se agora que o Governo defina quais os requisitos dos programas de faturação, bem como o procedimento de certificação, vigorando até lá a legislação ainda em vigor, e que data de 2015.

Tal como atualmente, a AT manterá no portal das finanças uma lista atualizada dos programas e respetivas versões certificadas, bem como a identificação dos produtores.

Em caso de inoperacionalidade do programa de faturação, os sujeitos passivos referidos devem emitir faturas ou documentos fiscalmente relevantes pré-impressos em tipografias autorizadas, os quais devem ser posteriormente recuperados para o programa.

Os outros meios eletrónicos previstos só podem ser utilizados para a emissão de faturas simplificadas (as relativas a transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a não sujeitos passivos de IVA, quando o valor da fatura não for superior a 1.000 euros e outras transmissões de bens e prestações de serviços em que o montante da fatura não seja superior a 100 euros).

Os bilhetes de transporte, ingressos ou outros documentos ao portador comprovativos do pagamento de prestações de serviços de estacionamento, de portagens, entradas em espetáculos, e agora também de bibliotecas, arquivos, museus, galerias de arte, castelos, palácios, monumentos, parques, perímetros florestais, jardins botânicos, zoológicos e serviços prestados por sujeitos passivos que exerçam a atividade económica de parques de diversão itinerante e outras atividades de diversão itinerante, bem como das transmissões de bens efetuadas através de aparelhos de distribuição automática, não têm de utilizar exclusivamente programas de faturação informáticos pré-autorizados pela AT, desde que sejam pré-impressos em tipografias autorizadas ou emitidos por meios eletrónicos sem capacidade de registo da operação em base de dados e sem capacidade de comunicação com base de dados exterior.

Elaboração das faturas e documentos fiscalmente relevantes

As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes são emitidos pelos próprios sujeitos passivos, podendo ser elaborados pelos adquirentes dos bens ou serviços ou por um terceiro, em nome e por conta do sujeito passivo, sendo, nestes casos, o sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços responsável pela sua emissão e pela veracidade do seu conteúdo.

A elaboração de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes pelos próprios adquirentes dos bens ou dos serviços ou por terceiros que não disponham de sede, estabelecimento estável, ou domicílio em qualquer Estado membro, está sujeita a autorização prévia da AT.

Este regime entra em vigor apenas a 1 de janeiro de 2020.

Assim, para este efeito, o sujeito passivo deve submeter à AT um pedido, por via eletrónica, no qual identifique o país terceiro onde pretende localizar o sistema informático de faturação e se responsabilize pela verificação continuada das seguintes condições:
- o sistema informático de faturação e de contabilidade respeite os requisitos gerais dos programas informáticos de faturação e contabilidade;
- seja utilizado um programa de faturação certificado;
- seja assegurado, através de terminais localizados em território nacional, o acesso em linha, o descarregamento e a utilização dos dados pela AT.

A AT concederá essa autorização quando, cumulativamente, se verifique que:
- existe com o país terceiro um mecanismo de trocas de informação ou cooperação administrativa no âmbito da fiscalidade;
- o sujeito passivo não está em situação de incumprimento das obrigações de declaração de imposto e de pagamento relativas ao IVA e imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas (IRC) ou imposto sobre o rendimento das pessoas singulares (IRS), consoante o caso;
- o sujeito passivo não tenha sido condenado pela prática de crimes fiscais.

Esta autorização pode ser cancelada a todo o momento, se as condições previstas foram incumpridas.

Impressão de faturas

Os sujeitos passivos estão dispensados da impressão das faturas em papel ou da sua transmissão por via eletrónica para o adquirente ou destinatário não sujeito passivo, exceto se este o solicitar, quando se verifiquem cumulativamente as seguintes condições:

- as faturas contenham o número de identificação fiscal do adquirente;
- as faturas sejam processadas através de programa informático certificado; e
- os sujeitos passivos optem pela transmissão eletrónica dos elementos das faturas, em tempo real (que só vai ser obrigatório a partir de 1 de janeiro de 2020, e que ainda tem de ser regulamentado).

A AT disponibilizará aos adquirentes ou destinatários, no Portal das Finanças, os elementos das faturas referidas, respeitantes às transmissões de bens e prestações de serviços efetuadas.

Emissão de documentos por entidades isentas

A partir de 1 de janeiro de 2020, as pessoas coletivas de direito público, organismos sem finalidade lucrativa e instituições particulares de solidariedade social que pratiquem exclusivamente operações isentas de imposto e que tenham obtido para efeitos de IRC, no período de tributação imediatamente anterior, um montante anual ilíquido de rendimentos não superior a 200.000 euros, e que por isso estão dispensados de emitir fatura, devem, para titular as transmissões de bens e prestações de serviços, emitir documentos, datados e numerados sequencialmente, que contenham os seguintes elementos:

  • nome ou denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços;
  • número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário, quando este for sujeito passivo de IVA ou, em qualquer caso, quando o adquirente ou destinatário o solicite;
  • quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
  • valor da contraprestação, designadamente o preço;
  • data em que os bens foram transmitidos ou em que os serviços foram prestados.

Não têm de usar programas informáticos certificados para o efeito.

Emissão de fatura por via eletrónica

As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes podem, mediante aceitação pelo destinatário, ser emitidos por via eletrónica.

Considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica se adotado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:

  • aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais;
  • aposição de um selo eletrónico qualificado;
  • utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do «Acordo tipo EDI europeu».

No caso de lotes que compreendam vários documentos transmitidos ou disponibilizados ao mesmo destinatário, as menções comuns aos vários documentos podem ser feitas apenas uma vez, na medida em que, para cada documento, esteja acessível a totalidade da informação.

Programas informáticos de faturação por via eletrónica

Além dos demais requisitos, os programas informáticos de emissão e de receção de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por via eletrónica devem garantir as seguintes funcionalidades:

  • a validação cronológica das mensagens emitidas;
  • o não repúdio da origem e receção das mensagens;
  • a não duplicação dos documentos emitidos e recebidos;
  • mecanismos que permitam verificar que, se aplicável, o certificado utilizado pelo emissor do documento não se encontra revogado, caducado ou suspenso na respetiva data de emissão.

Os acordos celebrados entre os emitentes e os destinatários de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos por via eletrónica, bem como a documentação técnica de apoio ao utilizador dos sistemas informáticos de faturação por via eletrónica, devem estar atualizados e disponíveis para consulta pela administração tributária.

 

Referências
Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro
Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado, artigos 29.º, 36.º, 40.º, 52.º e 76.º, e novo artigo 35.º-A
Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares, artigos 78.º-B e 118.º
Código do imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas, artigos 123.º, 124.º e 125.º
Regime de bens em circulação (anexo ao Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho), artigos 4.º, 5.º e 6.º
Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, artigos 1.º, 3.º e 3.º-A, e novo artigo 4.º-A
Parecer n.º 45/2018, da Comissão Nacional de Proteção de Dados, Processo n.º 10496, de 09.10.2018
Regulamento (UE) n.º 2016/679, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27.04.2016
Diretiva (UE) 2017/2455, do Conselho, de 5 de dezembro de 2017
Lei n.º 73/2013, de 3 de setembro, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 51/2018, de 16 de agosto
Portaria n.º 338/2015, de 08.10.2015

  

 

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22.02.2019