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Faturas com novas regras: entrada em vigor faseada até 2020


Foi já publicado o diploma que regulamenta as obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, e ainda as obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA.

Este diploma cria as condições para a implementação da fatura sem papel, reforma as regras relativas ao arquivo de livros, registos, bases de dados e documentos de suporte à contabilidade, e pretende simplificar a comunicação das faturas por parte dos particulares para determinação das despesas dedutíveis em sede de IRS.

Depois do chumbo pela Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD)  da versão inicial da proposta para esta regulamentação, o Governo aprovou agora o diploma em causa.

As novas regras cumprem ainda a Lei das Finanças Locais no que diz respeito à participação das autarquias na receita de IVA, ao permitir a territorialização das faturas.

A aplicação das novas regras depende da regulamentação de algumas das suas matérias através de portaria do membro do Governo responsável pela área das finanças, cuja publicação se aguarda, nomeadamente:
certificação de programas de faturação;
definição de um código de barras bidimensional (código QR) e um código único de documento;
dispensa da impressão de faturas em papel;
incentivo não fiscal;
aplicações de faturação disponibilizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira.

Das matérias agora reguladas, destacam-se as seguintes:

Novo prazo para comunicação mensal das faturas

Este ano, o prazo para comunicar as faturas vai mudar: passa a ocorrer no dia 15 do mês seguinte ao da emissão das faturas. A partir de 1 de janeiro de 2020, passa a ser no dia 10 do mês seguinte.

Assim, o novo prazo de dia 15 é aplicável às faturas emitidas em fevereiro de 2019, que devem ser comunicadas até ao dia 15 de março de 2019.

Prazo para manter documentação 10 anos reforçado por documentação digital

Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte por um prazo de 10 anos, se outro prazo não resultar de disposição especial.

Sempre que os sujeitos passivos exerçam direito cujo prazo seja superior ao referido, a obrigação de arquivo e conservação de todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte mantém-se até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes.

Quando a contabilidade ou a faturação for estabelecida por meios informáticos, deve ser assegurado o seu armazenamento seguro durante o período legalmente estabelecido, e a sua acessibilidade e legibilidade pela AT da informação.

Faturas com QR Code

A partir de 1 de janeiro de 2020, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem conter um código de barras bidimensional (código QR) e um código único de documento, em termos que ainda vão ser definidos pelo Governo.

Os sujeitos passivos de IVA podem, assim, não imprimir faturas mas sim transmiti-las por via eletrónica para o adquirente ou destinatário não sujeito passivo de IVA, quando se verifiquem cumulativamente as seguintes condições:
- as faturas contenham o número de identificação fiscal do adquirente;
- as faturas sejam processadas através de programa informático certificado; e
- os sujeitos passivos optem pela transmissão eletrónica dos elementos das faturas, em tempo real (que só vai ser obrigatório a partir de 1 de janeiro de 2020, e que ainda tem de ser regulamentado).

A AT disponibilizará aos adquirentes ou destinatários, no Portal das Finanças, os elementos das faturas referidas, respeitantes às transmissões de bens e prestações de serviços efetuadas.

 

Aplicação no tempo

Apesar deste diploma ter entrado em vigor no dia 16 de fevereiro, são consagrados vários prazos específicos para a realização de várias obrigações.

Assim, os sujeitos passivos devem, mediante a entrega de declaração de alterações de IVA, ou de início de atividade, até 18 de março, comunicar o estabelecimento ou instalação em que seja feita a centralização do arquivo, bem como a localização do arquivo em suporte eletrónico.

No decurso de 2019 as comunicações relativas a informações sobre os estabelecimentos (identificação e localização dos estabelecimentos onde são emitidas faturas, identificação dos equipamentos, número de certificado do programa utilizado em cada equipamento quando aplicável, e identificação dos distribuidores e instaladores que comercializaram ou instalaram as soluções de faturação) devem ser efetuadas:

- até 30 de junho de 2019 pelos sujeitos passivos de IVA que já exerçam a atividade a 16 de fevereiro de 2019, ou que a tenham iniciado até 31 de maio de 2019;
- nos 30 dias posteriores ao início de atividade ou à ocorrência das alterações nos restantes casos.

Os sujeitos passivos podem manter os arquivos, existentes a 16 de fevereiro de 2019, que detenham em microfilmes, ou em formato eletrónico, até ao termo do prazo de arquivo.

Mantêm-se em vigor até 31 de dezembro de 2019 as normas do Código do IVA agora revogadas:
- a elaboração de faturas pelos próprios adquirentes dos bens ou dos serviços ou por terceiros que não disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio em qualquer Estado membro está sujeita a autorização prévia da AT, que pode fixar condições específicas para a sua efetivação;
- é permitido o arquivamento em suporte eletrónico das faturas emitidas por via eletrónica desde que se encontre garantido o acesso completo e em linha aos dados e assegurada a integridade da origem e do conteúdo e a sua legibilidade;
- os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional que pretendam proceder ao arquivamento em suporte eletrónico dos documentos referidos no número anterior fora do território da Comunidade devem solicitar autorização prévia à AT, a qual pode fixar condições específicas para a sua efetivação.

Estas autorizações concedidas podem ser mantidas pelo prazo máximo de cinco anos após 16 de fevereiro de 2019, sujeito à verificação dos prazos e condições determinados.

Até 31 de dezembro de 2020, podem continuar a ser adotados os procedimentos de aposição de uma assinatura eletrónica avançada ou de aposição de um selo eletrónico avançado, para garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica.

Consulte em baixo os quadros que sistematizam as respetivas entradas em vigor:

 

 

 

Referências
Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro
Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado, artigos 29.º, 36.º, 40.º, 52.º e 76.º, e novo artigo 35.º-A
Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares, artigos 78.º-B e 118.º
Código do imposto sobre o rendimento das pessoas Coletivas, artigos 123.º, 124.º e 125.º
Regime de bens em circulação (anexo ao Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de julho), artigos 4.º, 5.º e 6.º
Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, artigos 1.º, 3.º e 3.º-A, e novo artigo 4.º-A
Parecer n.º 45/2018, da Comissão Nacional de Proteção de Dados, Processo n.º 10496, de 09.10.2018
Regulamento (UE) n.º 2016/679, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27.04.2016
Diretiva (UE) n.º 2017/2455, do Conselho, de 5 de dezembro de 2017
Lei n.º 73/2013, de 3 de setembro, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 51/2018, de 16 de agosto
Portaria n.º 338/2015, de 08.10.2015

  

 

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21.02.2019