Um beneficiário efetivo é uma pessoa que detém a propriedade ou direitos sobre uma empresa, associação, fundação, entidade empresarial, sociedade civil, cooperativa, fundo ou trust.

Assim, consideram-se beneficiários efetivos:
- a pessoa ou pessoas singulares que, em última instância, detêm a propriedade ou o controlo, direto ou indireto, de uma percentagem suficiente de ações ou dos direitos de voto ou de participação no capital de uma pessoa coletiva;
- pessoa ou pessoas singulares que exercem controlo por outros meios sobre essa pessoa coletiva e
- a pessoa ou pessoas singulares que detêm a direção de topo, se, depois de esgotados todos os meios possíveis e na condição de não haver motivos de suspeita, não tiver sido identificada nenhuma pessoa ou subsistirem dúvidas de que a pessoa ou pessoas identificadas sejam os beneficiários efetivos.

Tratando-se de sociedades, considera-se indício de propriedade direta a detenção, por uma pessoa singular, de participações representativas de mais de 25% do capital social e considera-se indício de propriedade indireta a detenção de participações representativas de mais de 25 % do capital social por entidade societária que esteja sob o controlo de uma ou várias pessoas singulares ou várias entidades societárias que estejam sob o controlo da mesma pessoa ou das mesmas pessoas singulares.

Pode apurar-se ainda a existência de quaisquer outros indicadores de controlo e demais circunstâncias que possam indiciar um controlo por outros meios.

Todas as entidades sujeitas ao RCBE terão o dever de declarar, através de um formulário eletrónico, informação suficiente, exata e atual sobre os seus beneficiários efetivos.

O incumprimento da inscrição por parte das entidades sujeitas ao RCBE pode constituir contraordenação punível com coima de 1.000 a 50.000 euros.

Este Registo foi criado com o objetivo de identificar todas as entidades nacionais e internacionais que operam em Portugal, aumentando a transparência, a confiança e a segurança das transações económicas, prevenir e combater o branqueamento de capitais e o financiamento do terrorismo.

Sim. O registo do beneficiário efetivo é obrigatório para todas as entidades constituídas em Portugal ou que aqui pretendam fazer negócios. Todas as empresas, associações, fundações, entidades empresariais, sociedades civis, cooperativas, fundos ou trusts têm de ter os seus beneficiários efetivos registados.

Assim, estão sujeitas ao registo do RCBE:

• sociedades civis e comerciais;
• associações, cooperativas, fundações ou outros entes coletivos dotados de personalidade jurídica, que exerçam atividade ou pratiquem atos jurídicos em território nacional (mesmo que apenas ocasionais);
• representações de pessoas coletivas internacionais ou de direito estrangeiro que exerçam atividade em Portugal (por exemplo, sucursais);
• trusts e sucursais financeiras exteriores registados na Zona Franca da Madeira;
• condomínios com um valor patrimonial superior a 2 milhões de euros ou que seja detida uma permilagem superior a 50% por um único titular, contitulares ou pessoas singulares.

De fora do registo RCBE ficam as seguintes entidades:
- sociedades cotadas, desde que sujeitas a requisitos de divulgação de informação consentâneos com o direito da União Europeia ou a normas internacionais equivalentes;
- consórcios e Agrupamentos Complementares de Empresas;
- condomínios com um valor patrimonial inferior a 2 milhões de euros ou que não seja detida uma permilagem superior a 50% por um único titular, contitulares ou pessoas singulares.

A declaração do RCBE deve ser preenchida por todas as entidades constituídas em Portugal ou que aqui pretendam fazer negócios.

A declaração pode ser preenchida por:

• gerentes, administradores ou pessoas com funções equivalentes;
• fundadores das entidades, na sequência de procedimentos especiais de constituição imediata;
• advogados, notários e solicitadores com poderes de representação.

Quando estiver a fazer o registo do beneficiário efetivo, vai ser solicitada informação sobre o declarante, a entidade/empresa, os sócios (coletivos e singulares), os membros do órgão de administração, os beneficiários efetivos e o interesse detido por cada um, ou seja, que tipo de relação existe entre o beneficiário e a empresa.

Assim, relativamente à entidade ou aos titulares de participações sociais que sejam pessoas coletivas, é solicitado:
- O número de identificação de pessoa coletiva (NIPC) atribuído em Portugal pela autoridade competente e, tratando-se de entidade não residente, o NIF ou número equivalente emitido pela autoridade competente da jurisdição de residência, caso exista;
- A firma ou denominação;
- A natureza jurídica;
- A sede, incluindo a jurisdição de registo, no caso das entidades estrangeiras;
- O código de atividade económica (CAE);
- O identificador único de entidades jurídicas (Legal Entity Identifier), quando aplicável; e
- O endereço eletrónico institucional.

Relativamente ao beneficiário efetivo e às pessoas singulares, são solicitadas as seguintes informações:
- O nome completo;
- A data de nascimento;
- A naturalidade;
- A nacionalidade ou as nacionalidades;
- A morada completa de residência permanente, incluindo o país;
- Os dados do documento de identificação;
- O NIF, quando aplicável, e, tratando-se de cidadão estrangeiro, o NIF emitido pelas autoridades competentes do Estado, ou dos Estados, da sua nacionalidade, ou número equivalente;
- O endereço eletrónico de contacto, quando exista.

Relativamente ao declarante, são solicitadas as seguintes informações:
- O nome;
- A morada completa de residência permanente ou do domicílio profissional, incluindo o país;
- Os dados do documento de identificação ou da cédula profissional;
- O NIF, quando aplicável;
- A qualidade em que atua;
- O endereço eletrónico de contacto, quando exista.

Sempre que a pessoa ou as pessoas indicadas como beneficiários efetivos sejam não residentes em Portugal, deve adicionalmente ser identificado o seu representante fiscal, caso exista, com o nome, a morada completa e o NIF.

São três os momentos em que pode ser feito o registo:

- Declaração inicial - é efetuada com o registo de constituição da sociedade ou com a primeira inscrição no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas, consoante se trate ou não de entidade sujeita a registo comercial. Também ocorre quando uma entidade que esteja originalmente excluída do dever de declarar o BE passe a estar sujeita ao RCBE. Assim, sempre que seja atribuído um NIF pela AT, têm de se efetuar a declaração inicial no prazo de 30 dias a contar dessa atribuição de NIF. Se se tratar de uma relação de negócio ou transação ocasional, a declaração é efetuada antes do estabelecimento da relação de negócio ou da realização da transação ocasional.

- Declaração de atualização da informação - deve ser atualizada no mais curto prazo possível (máximo de 30 dias contados a partir da data do facto que determina a alteração).

- Declaração anual da informação para confirmação da exatidão, suficiência e atualidade da informação sobre o beneficiário efetivo: tem de ser feita até ao dia 15 de julho de cada ano. As entidades que devam apresentar a Informação Empresarial Simplificada efetuam a declaração anual juntamente com aquela.

Deve efetuar a primeira declaração de beneficiário efetivo no prazo de 30 dias:

- após a constituição da entidade sujeita a registo comercial;
- após a inscrição definitiva no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas de entidade não sujeita a registo comercial;
- após a atribuição de NIF pela Autoridade Tributária e Aduaneira, quando se trata de entidade que não deva ter inscrição no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas.

A declaração inicial das entidades sujeitas ao RCBE já constituídas a 1 de outubro de 2018 deve ser efetuada a partir de 1 de janeiro de 2019, e até ao dia 30 de junho do mesmo ano, de forma faseada:

• as entidades sujeitas a registo comercial: até 30 de abril de 2019;
• as demais entidades sujeitas ao RCBE: até 30 de junho de 2019.

A sociedade é obrigada a manter um registo atualizado dos elementos de identificação do beneficiário efetivo. Se não o fizer, esse comportamento constitui contraordenação punível com coima de 1.000 a 50.000 euros.

Os fundos fiduciários e os centros de interesses coletivos sem personalidade jurídica devem efetuar a declaração inicial:
- antes da prestação de quaisquer serviços que consistam na atuação como administrador fiduciário, administrador de direito ou de facto, por parte da entidade sujeita ao RCBE;
- ou no prazo máximo de 30 dias após lhes seja atribuído um número de identificação fiscal da Autoridade Tributária e Aduaneira;
- ou antes do estabelecimento da relação de negócio ou da realização de uma transação ocasional.

Pode fazer-se o registo do beneficiário efetivo:

- no site https://rcbe.justica.gov.pt nesta página, clicando no botão "Preencher declaração"; ou
- quando associado a um pedido de registo comercial ou de inscrição no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas, nos locais indicados na página do IRN - Instituto de Registos e Notariado.

Podem fazer a declaração inicial:
- os membros dos órgãos de administração das sociedades ou as pessoas que desempenhem funções equivalentes noutras pessoas coletivas;
- as pessoas singulares que atuem nas qualidades de gestores, gerentes, administradores, fundadores, etc.
- advogados, notários e solicitadores.

A declaração inicial é gratuita, exceto se:
- houver preenchimento eletrónico assistido da declaração de beneficiário efetivo associada a pedido de registo efetuada presencialmente - € 15.
- pela declaração de beneficiário efetivo fora do prazo legalmente previsto - € 35.

A conclusão do procedimento é comunicada por correio eletrónico ao declarante e à entidade, desde que para o efeito tenha sido indicado um endereço válido.

Enquanto não se verificar o cumprimento das obrigações declarativas e de retificação, é vedado às respetivas entidades:

- distribuir lucros do exercício ou fazer adiantamentos sobre lucros no decurso do exercício;
- celebrar contratos de fornecimentos, empreitadas de obras públicas ou aquisição de serviços e bens com o Estado, regiões autónomas, institutos públicos, autarquias locais e instituições particulares de solidariedade social maioritariamente financiadas pelo Orçamento do Estado, bem como renovar o prazo dos contratos já existentes;
- concorrer à concessão de serviços públicos;
- admitir à negociação em mercado regulamentado instrumentos financeiros representativos do seu capital social ou nele convertíveis;
- lançar ofertas públicas de distribuição de quaisquer instrumentos financeiros por si emitidos;
- beneficiar dos apoios de fundos europeus estruturais e de investimento e públicos;
- intervir como parte em qualquer negócio que tenha por objeto a transmissão da propriedade, a título oneroso ou gratuito, ou a constituição, aquisição ou alienação de quaisquer outros direitos reais de gozo ou de garantia sobre quaisquer bens imóveis.

A falta de cumprimento das obrigações declarativas ou a falta de apresentação de justificação que as dispense após o decurso do prazo estipulado para o efeito, implica a publicitação no site de RCBE da situação de incumprimento pela entidade sujeita na página eletrónica onde será publicada a seguinte informação sobre os beneficiários efetivos das entidades societárias e demais pessoas coletivas que estejam sujeitas ao RCBE

Tem de ir a este endereço e entrar com as suas credenciais.

A declaração submetida e validada dá origem à emissão de um comprovativo, o qual contém a identificação do declarante, bem como a informação do RCBE e que poderá ser consultado através de um código de acesso gerado para o efeito. A entrega do código substitui, para todos os efeitos, a emissão de qualquer comprovativo em papel, equivalendo a sua consulta ao acesso à informação contida na base de dados do registo central do beneficiário efetivo.

A disponibilização pública da informação é feita mediante a autenticação do interessado com meios de autenticação segura, de acordo com os requisitos exigidos pelo sistema informático de suporte ao RCBE, e está limitada aos dados com informação relativa à entidade e informação relativa aos beneficiários efetivos.

As entidades obrigadas podem aceder ao RCBE por via eletrónica por intermédio das respetivas autoridades setoriais, através dos respetivos sistemas de informação (desde que estes ofereçam as garantias de segurança adequadas) e mediante autenticação com certificados digitais cuja utilização para esta finalidade seja confirmada através de listas eletrónicas de certificados, disponibilizadas pelas referidas autoridades setoriais.

Se porventura um beneficiário quiser limitar o acesso de outras pessoas aos seus dados nas declarações de RCBE, terá de preencher o formulário disponível no site.

As pesquisas à informação do RCBE podem ser efetuadas mediante a indicação do número de identificação de pessoa coletiva (NIPC) ou do número de identificação fiscal (NIF) da entidade sujeita.

Caso a entidade sujeita ao RCBE seja não residente, a pesquisa pode ainda ser efetuada mediante a indicação da firma ou da denominação dessa entidade.

Apenas podem ser consultadas as informações relativas a entidades sujeitas ao RCBE cujas declarações se considerem submetidas, sem prejuízo da restrição especial de acesso à informação do registo relativa a um ou a mais beneficiários efetivos.

O acesso à informação por parte das autoridades judiciárias, policiais e setoriais é efetuado em tempo real, através de consulta automatizada da base de dados do RCBE, mediante protocolo a outorgar com o IRN (o qual deve ser submetido a controlo prévio pela Comissão Nacional de Proteção de Dados).

As referidas autoridades competentes comunicam ao IRN a identificação dos utilizadores com acesso à base de dados do RCBE, mediante indicação do nome, do correio eletrónico institucional, da categoria e da função, tendo em vista a atribuição de nomes de utilizador (usernames) e respetivas palavras-chaves (passwords) de ligação àquela, no âmbito de um processo penal ou de uma ação de prevenção criminal, em razão das funções desempenhadas e das competências atribuídas e, bem assim, no âmbito das respetivas atribuições legais em matéria de prevenção e combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo.

Todos os utilizadores das autoridades competentes que acedam ao conteúdo da base de dados do RCBE ficam obrigados ao dever de sigilo.