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Arquivo de faturas fora da União Europeia

A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) criou três novos formulários a apresentar pelos sujeitos passivos de IVA que queiram manter os arquivos de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes fora da União Europeia.

Entrou em vigor em janeiro de 2020 um diploma que regulamenta as regras sobre o processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, bem como sobre a conservação e arquivo dos elementos da contabilidade das empresas, e que incentiva a emissão de faturas sem papel e a utilização de sistemas de arquivo eletrónico de documentos.

Esse regime prevê a hipótese desses documentos serem elaborados pelos adquirentes dos bens ou serviços ou por um terceiro, em nome e por conta do sujeito passivo emitente, estando a emissão nestes termos por adquirentes ou terceiros que não tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio em qualquer Estado membro da União Europeia, sujeita a autorização prévia da AT.

Também os arquivos em causa podem ser mantidos em Portugal, ou em qualquer outro Estado membro da União Europeia, e podem, desde que devidamente autorizados pela AT, ser mantidos fora do território da União Europeia

Para obtenção destas autorizações, os contribuintes têm de apresentar um pedido à AT, por via eletrónica, identificando o país terceiro e declarando que se responsabilizam pela verificação das condições estabelecidas em lei.

Foram assim criados três formulários tipo, que podem ser obtidos em:

• Pedido de autorização - Elaboração de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, por terceiros ou pelos adquirentes dos bens ou serviços, em país ou território terceiro;
• Pedido de autorização - Localização do arquivo fora do território da União Europeia para sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional;
• Pedido de autorização - Manutenção de arquivo das faturas emitidas e recebidas, dos livros, registos e demais documentos, fora do território da União Europeia, por sujeitos passivos sem sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional.

Após o preenchimento correto do formulário, os sujeitos passivos devem submetê-lo através do Portal da Finanças, na plataforma E-Balcão, criando um novo pedido e selecionando as seguintes opções:

• Pedido de autorização - Elaboração de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes em país ou território terceiro: novo Pedido E-Balcão » Tipo: IVA » Área: Faturação - Novas Regras » Subárea - Elaboração faturas fora da EU
  (No campo "Assunto" do E-Balcão, deve indicar: "DL 28/2019 - ELABORAÇÃO DE FATURAS FORA DA UE")
• Pedidos de autorização - Localização de arquivo fora do território da União Europeia: novo Pedido E-Balcão » Tipo: IVA » Área: Faturação - Novas Regras » Subárea - Localização Arquivo fora da UE
  (No campo "Assunto" do E-Balcão, deve indicar: "DL 28/2019 - LOCALIZAÇÃO DE ARQUIVO FORA DA UE")

A autorização para localização do arquivo fora do território da União Europeia é concedida quando, cumulativamente, se verifique que:

• existe com o país terceiro um mecanismo de trocas de informação ou cooperação administrativa no âmbito da fiscalidade;
• o sujeito passivo não está em situação de incumprimento das obrigações de declaração de imposto e de pagamento relativas ao IVA e IRC ou IRS, consoante o caso;
• o sujeito passivo não tenha sido condenado pela prática de crimes fiscais.

A AT pode, a todo o momento, cancelar a autorização, sempre que se verifique o incumprimento das condições referidas.

Referências
Decreto-Lei n.º 28/2019 - DR n.º 33/2019, Série I de 15.02.2019

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11.10.2021​