Regime de Bens em Circulação

Depois de muitos percalços, entra oficialmente em vigor no dia 15 de outubro o regime de bens em circulação (RBC).

O Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais (SAEF) determinou que, dado o caráter totalmente inovador desta reforma e de forma a permitir às empresas uma adaptação gradual ao novo regime, até ao próximo dia 15 de outubro não serão aplicadas quaisquer sanções (coimas ou apreensão) nos casos de ausência de comunicação eletrónica prévia dos documentos de transporte por parte das empresas, desde que essa comunicação seja efetuada até àquela data.

Assim, entre 1 de julho, data em que este regime entrou em vigor, e até dia 15 de outubro, o sistema de comunicação eletrónica dos documentos de transporte aplica-se, mas não serão penalizados os que incumpram as regras desde que corrijam a situação até dia àquela data.

Este regime aplica-se a todos os bens em circulação, em território nacional, seja qual for a sua natureza ou espécie, que sejam objeto de operações realizadas por sujeitos passivos de IVA, que deverão ser acompanhados de documentos de transporte processados nos termos do RBC.

Consideram-se «bens em circulação» todos os que se encontrem fora dos locais de produção, fabrico, transformação, exposição, dos estabelecimentos de venda por grosso e a retalho ou de armazém de retém, por motivo de transmissão onerosa, incluindo a troca, de transmissão gratuita, de devolução, de afetação a uso próprio, de entrega à experiência ou para fins de demonstração, ou de incorporação em prestações de serviços, de remessa à consignação ou de simples transferência, efetuadas pelos sujeitos passivos de IVA.

A alteração fundamental em relação ao regime anterior consiste apenas na obrigatoriedade de comunicação prévia à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) antes do início do transporte. Esta alteração tem como objetivo assegurar a integridade dos documentos de transporte garantindo à AT um controlo mais eficaz destes documentos, obstando à sua posterior viciação ou ocultação.

Os documentos de transporte (fatura, guia de remessa, nota de devolução, guia de transporte ou documentos equivalentes) devem ser emitidos por uma das seguintes vias:
- por via eletrónica, devendo estar garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, de acordo com o Código do IVA;
- através de programa informático que tenha sido objeto de prévia certificação pela AT;
- através de software produzido internamente pela empresa ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, de cujos respetivos direitos de autor seja detentor;
- diretamente no Portal das Finanças;
- em papel, utilizando-se impressos numerados seguida e tipograficamente.

Nos casos em que os documentos sejam emitidos por via eletrónica, sempre que o transportador disponha de código fornecido pela AT, fica dispensado da impressão do documento de transporte.

Os documentos de transporte têm de obedecer aos seguintes requisitos:
- as faturas devem obrigatoriamente conter os elementos referidos no Código do IVA;
- as guias de remessa ou documentos equivalentes devem conter, pelo menos, os seguintes elementos:
- nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede e número de identificação fiscal do remetente;
- nome, firma ou denominação social, domicílio ou sede do destinatário ou adquirente;
- número de identificação fiscal do destinatário ou adquirente, quando este seja sujeito passivo;
- designação comercial dos bens, com indicação das quantidades.
As faturas, guias de remessa ou documentos equivalentes devem ainda indicar os locais de carga e descarga, referidos como tais, e a data e hora em que se inicia.

Os sujeitos passivos são obrigados a comunicar à AT os elementos dos referidos documentos processados, antes do início do transporte, devendo esta comunicação ser efetuada da seguinte forma:
- por transmissão eletrónica de dados para a AT, sempre que os documentos sejam emitidos por via eletrónica, programa informático, software produzido internamente ou diretamente no Portal das Finanças (neste casos aa AT atribui um código de identificação ao documento).
- através de serviço telefónico disponibilizado para o efeito, com indicação dos elementos essenciais do documento emitido, com inserção no Portal das Finanças até ao 5.º dia útil seguinte.
Esta comunicação, porém, não é obrigatória para os sujeitos passivos que, no período de tributação anterior, para efeitos dos impostos sobre o rendimento, tenham um volume de negócios inferior ou igual a 100.000 euros.

A comunicação dos elementos dos documentos de transporte é efetuada pelos sujeitos passivos remetentes dos bens, podendo no entanto estes habilitar terceiros a fazê-la, em seu nome e por sua conta, em funcionalidade disponibilizada no Portal das Finanças.
As alterações ao local de destino, ocorridas durante o transporte, quando estas forem efetuadas em documentos de transporte impressos em tipografias autorizadas e processadas pelos transportadores são comunicadas pelos remetentes, até ao 5.º dia útil seguinte ao do transporte.

A comunicação por transmissão eletrónica de dados é efetuada por uma das seguintes vias:
- por transmissão eletrónica em tempo real, integrada em programa informático, utilizando o Webservice disponibilizado pela AT;
- através do envio de ficheiro exportado pelo programa informático de emissão, recorrendo à aplicação de envio de dados disponibilizada no Portal das Finanças na Internet;
- através da emissão direta no Portal das Finanças do documento de transporte.
Neste último caso, a AT disponibiliza no Portal das Finanças uma aplicação informática, com as funcionalidades de emissão e comunicação necessárias ao cumprimento das obrigações previstas no RBC.

A obrigação de comunicação efetuada por transmissão eletrónica de dados considera-se cumprida no momento em que é disponibilizado o código de identificação atribuído ao documento.

As entidades que se encontrem sujeitas às obrigações de certificação prévia dos programas informáticos de faturação, ou que emitam os documentos de transporte através de sistemas informáticos, utilizam um dos meios de comunicação acima referidos.

Em caso de transporte dos bens provenientes de produtores agrícolas, apícolas, silvícolas ou de pecuária resultantes da sua própria produção, que não seja efetuado pelo produtor ou por sua conta, a obrigação de comunicação considera-se também cumprida, desde que, cumulativamente:
- seja comunicado previamente pelo adquirente, e em documento próprio, pelo menos o número de identificação fiscal de cada produtor e a data do início do transporte;
- sejam emitidos documentos de transporte em papel, impressos em tipografias autorizadas, à medida que os bens forem objeto de carga, identificando o número de identificação fiscal do produtor, a designação comercial dos bens e as quantidades, bem como o local, o dia e a hora de carga, devendo tais documentos acompanhar o transporte de bens;
- os elementos dos documentos referidos na alínea anterior sejam inseridos no Portal das Finanças, até ao 5.º dia útil seguinte ao do início do transporte, fazendo menção do documento comunicado.

A comunicação dos elementos dos documentos de transporte pode ser realizada por esta forma, nos seguintes casos:
- quando os documentos de transporte sejam emitidos em papel pelas entidades não abrangidas pela obrigação de comunicação por via eletrónica.
- durante o período de inoperacionalidade do sistema de comunicação eletrónica, desde que devidamente comprovada pelo respetivo operador.

A AT disponibiliza no Portal das Finanças, mediante autenticação das entidades que a solicitem, uma senha individual de acesso ao serviço telefónico automático. Na comunicação telefónica indicam-se os seguintes elementos do documento de transporte:
- os quatro últimos dígitos do número do documento de transporte, devendo, se inferior ao milhar, ser precedido de “zeros” até completar os quatro dígitos;
- a data de início do transporte (dia e mês, por esta ordem, com a inserção de quatro dígitos);
- a hora do início do transporte (hora e minuto, por esta ordem, com a inserção de quatro dígitos);
- o número de identificação fiscal do adquirente, quando aplicável.

Nestes casos de comunicação através de serviço telefónico automático, as entidades devem inserir no Portal das Finanças, até ao 5.º dia útil seguinte ao do início do transporte, os elementos do documento de transporte ainda não comunicados, mediante o acesso ao registo do documento através do código de comunicação telefónica.

Em caso de inoperacionalidade dos sistemas da AT que suportam a gestão da comunicação dos elementos dos documentos de transporte, as entidades ficam dispensadas da comunicação prévia, sendo obrigadas a comunicar os elementos dos documentos de transporte, até ao 5.º dia útil seguinte ao do início do transporte. Nestas situações, o transportador deve fazer-se acompanhar dos documentos de transporte em suporte de papel.

Nos casos em que ocorra indisponibilidade dos sistemas da AT que suportam a gestão da comunicação dos elementos dos documentos de transporte, a AT deverá conservar, por um período de 60 dias, o registo histórico das ocorrências e a sua delimitação temporal, para efeitos da verificação da prática de infrações e levantamento do auto de notícia, quando a ele haja lugar.

Os transportadores de bens, seja qual for o seu destino e os meios utilizados para o seu transporte, devem exigir sempre aos remetentes dos mesmos o original e o duplicado do documento de transporte ou, sendo caso disso, o código de identificação ao documento atribuído pela AT sempre que o documento é emitido por via eletrónica.
Quando o transporte dos bens em circulação for efetuado por transportador público regular coletivo de passageiros ou mercadorias ou por empresas concessionárias a prestarem o mesmo serviço, o documento de transporte ou código de identificação ao documento atribuído pela AT pode acompanhar os respetivos bens em envelope fechado, sendo permitida a abertura à AT e à unidade com as atribuições tributárias, fiscais e aduaneiras da Guarda Nacional Republicana.

A impressão tipográfica dos documentos de transporte em papel só pode ser efetuada em tipografias devidamente autorizadas pelo Ministro das Finanças, devendo obedecer a um sistema de numeração unívoca. De sublinhar que os sujeitos passivos deixam de poder processar os referidos documentos através de sistemas informáticos, deixando os documentos de transporte processados de conter a expressão «processado por computador».

O pedido de autorização deve ser entregue por via eletrónica, no Portal das Finanças, contendo a identificação, as atividades exercidas e o local do estabelecimento da tipografia, devendo ser acompanhado dos seguintes elementos:

O fornecimento dos impressos é registado previamente pela tipografia autorizada, em suporte informático, devendo conter os elementos necessários à comunicação. Por cada requisição dos sujeitos passivos, as tipografias comunicam à AT por via eletrónica, no Portal das Finanças, previamente à impressão nos respetivos documentos, os elementos identificativos dos adquirentes e as gamas de numeração dos impressos. O fornecimento dos impressos deixa de ter de ser registado previamente pela tipografia autorizada, em livro próprio.

As requisições e os registos informáticos acima referidos devem ser mantidos em arquivo, por ordem cronológica, pelo prazo de quatro anos.

O Ministro das Finanças, por proposta do diretor-geral da AT, pode determinar a revogação da autorização de impressão concedida, em todos os casos em que sejam detetadas irregularidades relativamente ou se verifiquem outros factos que ponham em causa a idoneidade da empresa autorizada.

A fiscalização do cumprimento das normas previstas neste regime compete à AT e à unidade com as atribuições tributárias, fiscais e aduaneiras da Guarda Nacional Republicana, cabendo também a esta última, conjuntamente com as restantes autoridades, designadamente a Polícia de Segurança Pública, prestar toda a colaboração que lhes for solicitada para o efeito.
Os funcionários a quem incumbe a fiscalização consultam os elementos constantes da base de dados dos bens em circulação disponibilizada pela AT, mediante acesso individual e certificado, e sempre que se verifiquem quaisquer infrações às normas do presente diploma, devem levantar o respetivo auto de notícia, salvo nos casos de atuação conjunta com outras autoridades, em que caberá aos funcionários desta autoridade levantar os autos de notícia a que haja lugar.